Gestione dei flussi standardizzati di processo per le procedure amministrative

L'INPS, attraverso l’attuazione di norme e leggi che regolano il mondo della previdenza sociale, gestisce più di 500 prodotti previdenziali e assistenziali.

Operando su tutto il territorio nazionale, e dovendo rispettare criteri di qualità, trasparenza ed efficienza, è alla costante ricerca di soluzioni necessarie a garantire un elevato grado di qualità e uniformità nei processi di lavoro istituzionali.

La necessità di un costante miglioramento dei processi, della loro qualità e uniformità ha reso evidente le esigenze di riprogettazione dei flussi di processo delle attività operative e la loro standardizzazione in modo da:

  • semplificare e razionalizzare il lavoro dei dipendenti;
  • ridurre i costi di operatività;
  • standardizzare l’accesso alle procedure informatiche;
  • ridurre i tempi di gestione delle pratiche.

A supporto della riorganizzazione dei processi di produzione di INPS, CODIN, in partnership con Leonardo e HP, ha progettato e implementato il sistema informatico per la gestione dei Flussi Standardizzati di Processo (FSP) dimensionato per un bacino di circa 30.000 utenti.

Il sistema informatico FSP consente di automatizzare i flussi di lavoro del processo di lavorazione delle pratiche presso le sedi dell’INPS. Al tempo stesso, il sistema diviene strumento di standardizzazione del medesimo processo grazie ai “flussi guidati”, ossia alla definizione a priori di flussi di dati e operazioni che l’operatore è tenuto a seguire per la corretta elaborazione dei fascicoli a lui in carico.

Tra le principali funzionalità supportate dalla soluzione implementata da CODIN si evidenziano le seguenti:

  • gestione del ciclo di vita delle pratiche secondo i flussi standardizzati;
  • monitoraggio dello stato di avanzamento delle pratiche in lavorazione;
  • disponibilità di “macro” programmabili per l’esecuzione automatica di azioni ripetitive a carico degli operatori per applicazioni su piattaforme eterogenee (es. AS/400, applicazioni fruibili tramite emulatore di terminale Personal Communications 3270);
  • desktop virtuale personalizzabile;
  • rispetto dei requisiti di accessibilità.

Il sistema realizzato è costituito delle seguenti componenti:

  • Agent FSP: installato sulle postazioni di lavoro, permette la fruizione semplificata e controllata delle applicazioni intranet e legacy da parte dell’operatore in accordo con la descrizione dei flussi standardizzati di processo;
  • Server FSP: applicazione, realizzata in tecnologia Microsoft .Net, che fornisce un server centrale al quale gli agent dislocati sulle postazioni remote fanno riferimento per ottenere informazioni e aggiornare lo stato delle pratiche in lavorazione;
  • Database Microsoft SQL Server.

Il server FSP è in grado di interagire con i sistemi di Identity Management e con i sistemi di archiviazione e protocollazione dell’INPS in maniera del tutto trasparente per l’utente.

flussi

Servizi

Nell’ambito del progetto, CODIN si è occupata dei seguenti servizi:

  • analisi, progettazione e sviluppo dell’infrastruttura informatica in tutte le sue componenti (agent, server, DB, loro interazioni);
  • gestione della piattaforma informatica attraverso rilasci in ambienti di test, collaudo e produzione del sistema, su infrastrutture tecnologiche conformi agli standard INPS;
  • manutenzione evolutiva e correttiva del sistema;
  • presidio di Supporto Specialistico agli utenti amministrativi e ai team di prodotto per la definizione di nuovi flussi;
  • supporto e formazione agli utenti per l’uso della piattaforma.

Benefici

I benefici raggiunti grazie alla realizzazione del sistema di gestione dei flussi sono:

  • integrazione in unica prospettiva dell'articolazione dell'Istituto sul territorio: gli assetti organizzativi interni, le prassi procedurali, la produzione normativa, la progettazione di applicativi informatici ed il monitoraggio dei processi di lavoro;
  • agevolare il personale amministrativo nella progettazione dei flussi grazie all’ausilio di uno strumento informatico che non richiede competenze informatiche specialistiche;
  • semplificazione e razionalizzazione del lavoro dei dipendenti eliminando sprechi e diseconomie;
  • standardizzazione delle prassi operative migliori;
  • semplificazione dell’accesso alle molteplici applicazioni presenti sulla intranet INPS e sul sistema centralizzato INFOINPS, rendendo snella e veloce l’operatività degli operatori;
  • semplificazione nell’abilitazione all’automazione delle procedure in precedenza non automatizzabili basate su sistemi legacy.